No te voy a hacer perder el tiempo. Más que nada, porque tampoco me gusta perderlo yo.
Tampoco estás a punto de leer el típico post de un blog reescrito por un «copywriter» que cobra 2o€ por artículo plagiado de la competencia que mejor posiciona en Google.
Lo siento, pero no.
El post que vas a leer lo he escrito yo mismo, Marcos Séculi, sentado en un orejero, con mi hijo tumbado en las piernas, una tarde de sábado.
Seguramente te preguntes, Marcos, ¿por qué me cuentas esto?
Fácil: porque lo que te voy a contar ahora me ha hecho tener mejor calidad de vida, ahorrar mucho tiempo, y tener control sobre todo lo que está ocurriendo en mi empresa.
Déjame que te cuente mejor qué es exactamente esto de «mi empresa».
Decir que «tengo una empresa» o «soy empresario» mola. Para qué negarlo… Pero el día a día te aseguro que no es tan simple como parece.
Proyectos, seguimiento de tareas, qué se ha hecho, qué falta por hacer, prioridad de tareas, clientes, proveedores, gastos, control de cobros, deudas, llamadas, reuniones, emails… todo esto ocurre cada día, entre otras cosas.
Cada día un poco más. Cada año bastante más.
Hay que estar organizado.
TOP 5 programas de gestión de empresas
Para saber qué programas necesitas, tendrás que listar primero las necesidades.
Las mías, actuales, son:
- Gestión de facturas, clientes, proveedores, pagos y cobros. Si se puede conectar con el programa de mi gestor, mejor todavía (el que uso ahora sí tiene integración, por lo tanto, menos trabajo para mí).
- Gestión de proyectos y tareas.
- Seguimiento de tiempo para tener un control del tiempo invertido en cada cliente.
- Servicio de comunicación ágil con compañeros.
- Hojas de notas, tableros y apuntes. Aquí escribo todo lo que no quiero memorizar.
Veamos ahora qué software necesito para la gestión de «mi empresa». Suena bien, ¿eh?
Holded
Holded es, sin lugar a dudas, el programa de gestión de empresas más completo del mercado.
El motivo principal es que, desde que lo uso hace ya 3 años, no ha dejado de sorprenderme con cada actualización.
Al principio lo usaba solo para la gestión de facturas, pero poco a poco han ido incorporando gestión de proyectos, gestión de equipos, CRM… y me parece algo brillante.
Imagina poder crear una tarea para un cliente determinado. Por ejemplo, redactar un artículo para su web.
La creas, le das al play y un software para la gestión de tiempo empieza a contar.
Acabas de redactar el artículo, pausas el temporizador, lo entregas y pones la tarea como «pendiente de revisión por cliente».
Cuando el cliente valida la redacción, entras a Holded, cambias la tarea al estado «Finalizado» y automáticamente se crea una línea en una factura para ese cliente en la que se multiplica el tiempo dedicado * tu precio hora.
Maravilloso ¿verdad?
Así podríamos tener un mejor control sobre el coste de cada tarea, y sobre la facturación de ellas.
No obstante, a pesar de que esto sería ideal, Holded todavía no tiene tracking de tiempo (seguimiento de tiempo dedicado a cada tarea, así que uso Monday.com (60€ mes, para la gestión de tareas y seguimiento de tiempo). Uso esta herramienta por un tema de barrera de salida: hace años que la uso y, migrar a otra herramienta, supone bastante esfuerzo y tiempo.
Seguramente acabe migrando a Holded (cuando tenga seguimiento de tiempo) o Asana + Everhour (20€ aprox al mes).
Estos 2 últimos requieren un doble esfuerzo al tener que hacer la migración de Monday a Asana, además de configurar Everhour con Asana. Por eso estoy esperando un poco a ver si Holded saca ya esa funcionalidad y trabajo solo con un programa.
Notion
En el último punto comentaba la necesidad de apuntar todo aquello que no quiero recordar y, obviamente, que no quiero olvidar tampoco.
Por eso uno Notion, un software que también está pensado para la optimización del trabajo en equipo, pero que yo la uso solo para tomar notas de las reuniones y dejar apuntado aquello que creo que necesitaré consultar más tarde.
Es cierto que podría usar los comentarios de Monday o Asana, pero entonces todo queda asignado a una tarea y, en ocasiones, no necesito que sea algo tan concreto y relacionarlo solo con una tarea.
Además, los comentarios suelen ser públicos para el resto del equipo, y quizás solo quiera poner anotaciones personales sobre el proyecto.
Slack
Ya que hablamos de la comunicación entre el equipo, quiero hablaros de Slack. Ni teams, ni el chat de Google, ni Discord… Slack es como tener una oficina online, en cualquier dispositivo.
Para mí, es el mejor programa de mensajería para empresas porque nos permite ser más productivos a la hora de desarrollar nuestro trabajo.
Además permite integrar otros softwares (como la gestión de vacaciones) y automatizar mensajes. Dos aspectos muy útiles para mejorar la gestión del equipo y la comunicación con los clientes.
